Directieassistent

Als directieassistent ben je er verantwoordelijk voor dat de secretaris-directeur zich kan richten op de inhoud van zijn werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden te verzorgen. Een belangrijk onderdeel van jouw werkzaamheden is het agendabeheer in een ambtelijk en politiek dynamische context. Denk hierbij aan het inplannen of verzetten van afspraken en de afspraken maken op basis van urgentie.

De agenda van de secretaris-directeur bepaalt jouw dag en jij voert hier de regie over. Je kijkt altijd vooruit. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt en weet daardoor wat prioriteit heeft. Je werkt nauw samen met de andere directie- en bestuursassistenten en samen zorgen jullie voor een optimale dienstverlening en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Agendabeheer: regievoeren op de agenda’s en plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen;
• Brede secretariële ondersteuning, waaronder het goed afhandelen van de diverse informatiestromen als e-mail en telefonische contacten;
• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken, zoals bijvoorbeeld het regelen van vergaderlocaties, catering en vervoer;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en vraagbaak voor in- en externe relaties.
• Bij complexe overleggen met meerdere deelnemers kun je gevraagd worden de verslaglegging voor je rekening te nemen. Ook verzorg je de samenstelling van de vergaderstukken bepaalde overleggen.